Hay muchas razones para organizar la congestión de tener la oficina en casa. Logísticamente, cada minuto que se pasa buscando un documento o referencia en una oficina desordenada es tiempo productivo perdido. En un nivel emocional o psicológico más profundo, el desorden puede ser abrumador, llevando a la postergación y a la pérdida de productividad.
En el teletrabajo es esencial organizar el desorden en el home office y hacer que funcione. Con estos cinco consejos para configurar tu oficina en casa, puedes mantener tu espacio limpio y navegable.
Especialmente si de repente te encuentras trabajando desde casa, tu espacio profesional puede ser un revoltijo de cosas que funcionaron en una emergencia. Si planeas trabajar desde casa durante un largo período de tiempo, es esencial invertir en muebles de oficina y almacenamiento adecuados.
Un escritorio de trabajo, en lugar de una mesa cualquiera en uso, tendrá cajones, estantes y otros artículos diseñados para ayudarte a mantenerte organizado. Los estantes, el almacenamiento, los archivadores y otros muebles peludos diseñados para mantener tus artículos en su lugar y accesibles son igual de importantes. Imita los muebles que necesitas en la oficina de la empresa.
Es un gran momento para retirar cualquier artículo personal o del domicilio que no se use en la oficina de la casa. La frontera entre el hogar y el trabajo es difícil de mantener, por lo que hay que preservar los artículos domésticos alejados.
Ya sea en casa o en el trabajo, una oficina limpia es propicia para hacer nuestras tareas laborales. Por supuesto, como el punto focal y una de las mayores piezas de mobiliario profesional, el escritorio atrae el desorden.
Mantener una oficina limpia es una de las formas más rápidas de administrar el espacio de su home office. Si has invertido en mobiliario que necesita para el almacenamiento, ha dado un gran paso hacia la organización.
Da un paso atrás y mira tu escritorio. Puedes identificar inmediatamente algunos artículos que no se están usando con mucho propósito. Ya sea una taza de café para limpiar, archivos viejos para triturar o correo para enviar, es hora de ocuparse de ello. Haz de la desobstrucción una tarea rutinaria programada.
El desorden del papel es uno de los mayores criminales del caos. Incluso en nuestro mundo digital, el papel se acumula rápidamente, especialmente en una oficina en casa donde el correo y los documentos personales pueden mezclarse. Una simple estación de correo es una gran manera de organizar este desorden en la oficina central.
El sistema de control de la pila de papel será diferente para cada persona. Un buen punto de partida es el correo y los documentos entrantes, así como los salientes. Si llega un documento y necesita ser procesado de una forma u otra, puede ser archivado bajo los papeles entrantes. A partir de ahí, se puede archivar en una carpeta específica o rellenar y poner en documentos de salida.
La clave de un sistema de correo para despejar el espacio es crear un sistema que satisfaga tus necesidades y atenerse a él. Al igual que para despejar su oficina, establezca un horario para procesar sus documentos y su correo.
El típico ambiente de oficina incluye una variedad de espacios para diferentes usos. En el teletrabajo puede no tener la misma huella, pero puede organizarla de manera similar.
Parte de su espacio de trabajo estará reservado para la gestión laboral. Trata de asegurarse de que este lugar esté completamente dedicado a su trabajo, con los archivos y la información pertinente a mano. Puede que quieras usar este espacio para manejar el correo y el papeleo, así como otras tareas programadas.
Una zona de referencia puede ser útil, dependiendo de tu área de trabajo particular. Ya sea que se trate de materiales adicionales, libros de referencia u otros detalles necesarios para completar las tareas diarias regulares, manténlo todo junto. Un archivador suele ser un buen complemento de este espacio, ya que contiene archivos a los que rara vez se puede acceder, pero que sin embargo son importantes.
Puede que también necesites un sitio lleno de suministros para que se reponga según sea necesario. Si se tiene que imprimir, escanear, enviar un fax o algo similar, también crea espacio para ello en la zona de suministro o en otro lugar, según el sitio disponible. En última instancia, un diseño de oficina en el hogar que delinea áreas específicas para las necesidades esenciales más comunes es más fácil de manejar y organizar.
Tómate las cosas con calma. Despejar y organizar en el teletrabajo puede ser abrumador. Incluso si tu oficina está desordenada, no tiene que quedar limpia en un solo día.
Primero céntrate en el área más urgente, como tu escritorio. Limpia y archiva las cosas poco a poco. Antes de que te des cuenta, el desorden de tu oficina en casa será cosa del pasado.
Cuando hablamos de telerabajo, la necesidad de utilizar herramientas de trabajo a distancia, como la videoconferencia, se ha convertido en algo primordial para la continuidad de la empresa.
En circunstancias normales, la videollamada puede ahorrar tiempo de viaje y aumentar la productividad, por lo que ha cambiado significativamente el mundo de los negocios. Ahora, el impacto de la tecnología se siente como nunca antes.
Esta tecnología puede abarcar desde el software y herramientas de pago y gratuitas, dependiendo las funcionalidades y las necesidades. Independientemente de la tecnología que se adopte, es imperativo hacer uso de las mejores prácticas para tener una reunión productiva. Estos son los mejores consejos para conseguirlo:
1. Asegúrate de que tienes una conexión a Internet estable
El aspecto más importante de la videollamada es una conexión a Internet estable y rápida. Si la conexión es lenta, afectará negativamente a la conferencia con perturbaciones visuales y sonoras que afectarán a la comunicación.Cuando utilices tu ordenador, asegúrate de adoptar un cable LAN que te ayude a garantizar una buena conexión a Internet. Busca una conectividad segura junto con un cifrado avanzado y una protección por contraseña en caso de que la única opción sea la conectividad inalámbrica.
2. Selecciona un buen software de videoconferencia
Un software de videoconferencia de alta calidad ayudará a facilitar una comunicación empresarial adecuada. Estas aplicaciones pueden descargarse gratuitamente, lo que ayudará a maximizar las conferencias virtuales para obtener un mayor rendimiento empresarial. No olvides conseguir la última versión del software y asegurarte de que es estable y compatible con tu sistema operativo para que puedas conseguir una buena colaboración de vídeo durante la conferencia.
3. Vestirse adecuadamente
Ten en cuenta que se trata de un escenario formal y, por tanto, vístete en consecuencia. No debes actuar ni vestir de forma que comprometa el prestigio de tu empresa. No se recomienda el uso de demasiados trajes multicolores durante una videoconferencia.
4. Enviar una agenda antes de la conferencia
Es imprescindible incluir un orden del día para la reunión junto con la invitación a la misma. Esto permitirá a los invitados entender por qué han sido invitados y también podrán prepararse adecuadamente. Distribuir material por correo electrónico o en la oficina también será una idea inteligente.
5. Ten en cuenta los husos horarios
Puede producirse que haya participantes de diferentes países, teniendo en cuenta que el mundo se ha globalizado. Asegúrese de elegir una hora que funcione para todos los implicados. Es muy importante tener en cuenta los husos horarios, sobre todo a la hora de enviar las invitaciones. La selección de zonas horarias incorrectas provocará confusión y afectará negativamente a la productividad de la conferencia.
6. Deshazte de cualquier distracción
Antes de la reunión, asegúrate de que no hay obstáculos en la línea de visión de tu cámara que puedan distraer a los demás participantes. Asegúrate también de que tu teléfono se mantiene en modo silencioso durante la conferencia.
7. Familiarízate con las características de la videoconferencia
Intenta eliminar cualquier ruido de fondo durante la conferencia, lo que también debería minimizar cualquier eco del micrófono. Además, asegúrate de informar a los participantes sobre cómo silenciar y desbloquear el micrófono y de que todos hacen uso de esta función.
8. No hablar nunca al mismo tiempo
Se convierte en un verdadero reto cuando hay muchos invitados en la misma conferencia. Hay que practicar la paciencia y abstenerse de hablar mientras los demás se expresan. Se sugiere que el anfitrión mantenga sus preguntas hasta el final para que todos tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. El anfitrión debe gestionar la conferencia para que sea un éxito.
9. Selecciona un lugar adecuado
Algunas conferencias merecen un ambiente más profesional, sobre todo si se trata de un nuevo cliente con el que se tiene que mostrar una imagen correcta. El sitio escogido debe ser tranquilo para que no se produzcan interrupciones.
10. Consigue un entorno de iluminación uniforme
Un aspecto vital para el éxito de cualquier reunión de vídeo será una iluminación adecuada con un brillo mínimo. Intenta evitar las bombillas extremadamente potentes y utiliza en su lugar luz fluorescente.
Conclusión:Cada vez son más las organizaciones que utilizan la videoconferencia y, por tanto, los trabajadores deben estar preparados para este tipo de reuniones. Intente tener en cuenta lo mencionado anteriormente para que su posterior videoconferencia sea un éxito, lo que ayudará a aumentar la eficacia de la reunión y también a evitar cualquier situación indeseable.